Касова книга — як правильно вести?

Звітність — це обов’язкова умова ведення законної і економічно ефективної підприємницької діяльності. Вести облік всіх фінансових операцій необхідно і індивідуальним підприємцям, і юридичним особам (незалежно від організаційно-правової форми). Касова книга — це один з обов’язкових звітних документів, що відображають всі операції по прибуткових і видаткових касових ордерів. Станом на 2017 рік існує ряд законодавчих вимог до форми та змісту книги, яку повинні заповнювати і завіряти касир або керівник.

Що таке касова книга?

Касовою книгою (КК) називається брошура, яка складається з витратних і прибуткових документів. Такий обов’язковий регістр повинен вести співробітник юридичної особи або індивідуальний підприємець, який реалізує товари, оплачувані готівкою.

Відповідно до чинного російського законодавства (Вказівка ??Банку Росії від 11 березня 2014 р N 3210-У «Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощеному порядку ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб’єктами малого підприємництва»), касову книгу дозволяється вести в електронному або в паперовому вигляді вручну. На підприємстві заповнювати і вести книгу може касир, бухгалтер або інша уповноважена особа, контроль за її веденням покладається на головного бухгалтера або директора. Якщо книгу веде підприємець, він відповідає за її якісне та своєчасне заповнення.

Касова книга не належить до первинних бухгалтерських документів, тому не може адаптуватися під різні ведення обліку на підприємствах, а строго регламентована і за формою, і по заповненню.

КК заповнюється щодня, при цьому необхідно правильно відображати всі операції по руху грошових коштів. В кінці дня особою, що заповнює документ, звіряються дані книги з поданими касовими документами, підводиться підсумок і вираховується касовий ліміт, що переходить на наступний день, ставиться підпис відповідальної касира і бухгалтера.

Порада: для того щоб організувати на підприємстві повноцінний облік грошових коштів, необхідно правильно вести прибуткові та видаткові касові ордери, касову книгу, відомості обліку робочого часу співробітників, платіжну відомість.

Як правильно вести касову книгу в 2016-2017 роках?

Відображення торговельних операцій може здійснюватися в електронній або паперовій касовій книзі. Якщо ви вирішили вести паперову КК, потрібно роздрукувати її, скріпити і пронумерувати всі сторінки, прошити та завірити підписом головного бухгалтера і керівника підприємства. Титульний аркуш книги повинен містити назву підприємства або ІП, назва підрозділу, рік ведення реєстру, код ОКПО.

Деякі правила ведення КК в 2016-2017 рр:

  • Якщо в книгу в паперовому варіанті були внесені неточні дані, їх можна виправити — закреслити і внести правильну інформацію (підчищати або прати помилкові дані не можна!). Виправлення повинні бути завірені касиром і головним бухгалтером.
  • Вести електронну книгу потрібно так само, як і паперовий варіант. В кінці кожного дня дані КК звіряються з касовими документами, сторінки роздруковуються і підписуються відповідальними особами. Касир роздруковує листи КК і разом з прибутковими та видатковими касовими ордерами приносить головному бухгалтеру на перевірку і підпис.
  • Електронна касова книга, обороти по якій роздруковуються в кінці кожного робочого дня, повинна бути прошита мінімум один раз на рік — в одну брошуру, оборот якої засвідчується печаткою підприємства і підписом уповноважених осіб із зазначенням кількості сторінок в даному документі. Кожен календарний рік заводиться окрема касова книга.
  • Завіряти електронну КК можна електронним підписом. В такому випадку необов’язково її щодня роздруковувати, потрібно буде зробити це в кінці звітного року.

При контролі обороту фінансових коштів на підприємстві керівник або інша уповноважена особа звіряє дані з касової книги зі звітними бухгалтерськими документами. У КК повинні бути вказані всі прибуткові та видаткові ордери, виплати по заробітним платам або компенсацій (наприклад, бухгалтер зобов’язаний розрахувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні та нарахувати її співробітнику до заборгованості по заробітній платі).

Особливості заповнення касової книги в 2016-2017 роках

Вибір паперового або електронного варіанту книги залежить від кількості прибуткових і видаткових касових ордерів за зміну і зручності заповнення. Вести електронну КК зручніше тому, що в колонки можна вносити більше інформації, коригувати записи в разі помилкового внесення даних.

Є ряд вимог до заповнення паперової касової книги в 2016-2017 рр .:

  • Особа, яка уповноважена вести КК (касир), має робити запис про залишки готівки. При цьому залишок грошей на кінець попереднього робочого дня (або зміни) має дорівнювати залишку на початок наступного дня (зміни). Відомості про видачу заробітної плати або інших подібних витрат (наприклад, виплат при звільненні працівника з ініціативи роботодавця та ін.) Вказуються окремо.
  • Для точності перенесення даних на початку кожного робочого дня касир повинен підгинати відривну частину аркуша під ту частину, яка залишається в КК, і між ними вкладати копіювальний папір.
  • Якщо записів в книзі багато і одного листа не вистачило, відповідальна особа пише слово «перенесення» і починає заповнювати дані на наступній сторінці, проставивши ту ж дату, що і на попередньому аркуші.
  • В кінці робочого дня (зміни) головний бухгалтер (або інша уповноважена особа) звіряє дані касової книги з інформацією з ПКО та ВКО, і якщо все заповнено правильно, ставить свій підпис і повертає КК касиру. Відривна частина книги, ПКО та ВКО залишаються у головного бухгалтера для звітності.

Порада: для того щоб спростити фінансову звітність та взаємодія зі споживачами товарів, необхідно розробити і надрукувати фірмовий товарний чек з логотипом компанії, який буде видаватися на вимогу покупців. Для створення макету можна використовувати стандартний приклад заповнення товарного чека.

Як заповнювати КК індивідуальному підприємцю?

До 2014 року індивідуальні підприємці, що працюють і на загальному режимі і на ЕНВД, були зобов’язані заповнювати касову книгу при здійсненні торгових операцій з використанням готівки. З червня 2014 року в податкове законодавство були внесені зміни, згідно з якими ІП може не вести касову книгу, якщо в його документообіг присутній розрахункова і платіжна відомості для фіксації виплат по заробітній платі найманим працівникам. Тоді такий реєстр служить тільки допоміжним звітним документом для ІП, за яким він може контролювати фінансові операції свого бізнесу.

Для того щоб дізнатися відповіді на питання, чи повинні підприємці заводити КК, необхідно звернутися до податкової інспекції за місцем реєстрації. При подачі заявки на реєстрацію також виникає питання, чи можуть ІП працювати без печатки? Виготовляти друк необов’язково, але бажано, так як без неї ви не зможете відкрити рахунок в банку, запевнити важливий документ без особистої присутності та ін.

Збережіть статтю в 2 кліка:

Щоб у вас не виникало проблем з перевіряючими податковими органами, необхідно правильно вести касову книгу та інші звітні документи. Навіть якщо всіма справами у вас займається дуже досвідчений головний бухгалтер, періодично робіть перевірку фінансових документів — таким чином ви зможете знизити ризики появи внутрішніх махінацій по відношенню до документів.

Ссылка на основную публикацию